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新闻动态
档案管理秘密:知道RFID设备算我输
文章来源:奥门新萄京    发布时间:2019-04-08 13:05    点击:

       一直以来,档案管理工作的流程繁琐低效、整理时间冗长,传统的档案管理方式与技术手段所导致的问题也是日益凸显。鉴于档案管理出现的查阅耗时长、存放次序易被打乱、盘点效率低等弊端,档案管理的升级与改造迫在眉睫。随着RFID设备的日益成熟,同时也得档案管理的自动化、智能化带来了可行性,具有无可比拟的优越性。

       

       一般基于RFID设备的档案管理由系统及终端管理设备组成,其终端管理包括RFID电子标签、超高频通道门禁、超高频手持终端、RFID读写器设备及发卡器等,是系统获取信息与输出信息的重要端口。通过各个环节的紧密合作来实现对于档案管理过程中的信息化管理。


       其中,超高频手持终端在整个RFID部署中,有着举足轻重的作用,可快速实现档案存放、借取、归还及查询等工作。


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       当外部人员需要借阅档案或者归还档案时,工作人员需要将借阅的档案通过RFID读写器设备扫描来录入信息,以登记到系统中。


       而超高频通道门禁则是安装于档案室的各个开放式门口实现非法出库报警功能。后台把需要出入库的档案信息(编号、RFID号、出库类型)录入系统后,通过超高频RFID通道门禁实时读取标签信息,与系统数据进行核实后,未查询到信息时就会直接出发报警系统。同时,该档案信息为系统中已录入的信息时,超高频通道门禁会直接将该档案出入的时间、信息提交到系统,达到防盗和监控的目的。


       RFID档案管理应用有哪些优势呢?

       1、大幅降低资料盘点和查找工作量

       人工盘点工作量太大且效率很低,管理员盘点档案要凭自身的记忆对档案进行分类放置和记录,劳神费时却又很难达到目的。通过RFID设备对档案进行盘点和归类,可轻松实现顺架,避免出错,大大降低了出错率。


       2、简化借还流程,提高流通效率

       传统的档案借还流程需人工打开档案扉页找到条码位置才能扫描条码。这样的操作流程仍然较为繁琐,借还效率比较低。同时,条码容易破损,影响借还的效率。使用RFID设备除了简化了档案借还流程,还能提高工作效率及信息存储的安全。


       3、改善借阅管理与安全防遗漏流程脱节的情况

       依靠人工借阅管理的方式,一方面借阅工作量较大,另一方面亦存在数据登录错误的情况,且在发现丢失资料的同时无法记录丢失资料的信息或超期借阅无法跟踪的情况,对资料的日常盘点、补缺工作影响较大。


       超高频RFID技术的使用可以改善现有的管理模式,通过系统中RFID电子标签信息的记录可以获取到每份档案进出库的历史记录,从而可以与借还的历史记录进行匹配,进行资料自动跟踪预警。


       4、提高档案管理的安全性

       通过RFID设备对档案文件的实时盘点可精确检查档案文件,确保档案文件有微小变化都能准确记录报警。为档案保管、安全借阅提供了有力保障。


       目前,国内已有多省档案馆已经实施RFID设备的运用,并已稳定开始使用。国家电网、法院、工商、人才市场等单位也在陆续试点过程中。RFID智能化档案管理把原来由管理员承担的繁琐工作量轻便化,档案馆的人力支出相应地减少,成本随之降低。档案馆员则利用节省出来的时间和人力资源用于延长档案馆的开放时间、用于更深层次的参考咨询工作和个性化服务等,从而提高档案馆的利用率。迄今,众多客户实现了RFID档案管理的智能化升级,相信未来使用RFID硬件设备实现RFID智能化档案管理的应用将会越来越多。


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